Benchmarking

A utilização do benchmarking consiste na identificação dos resultados das melhores práticas utilizadas nos diferentes processos de negócio e funções empresariais, com especial destaque para aqueles cujo impacto no desempenho permite assegurar e sustentar vantagens competitivas.

No benchmarking a avaliação e comparação não representam um fim em si, mas uma metodologia que permite apoiar o processo de melhoria constituindo uma forma de aprendizagem, dado que a procura de melhores práticas implica uma análise cuidada das diversas formas de implementação dos processos, dos métodos de trabalho e dos diferentes esquemas organizacionais.

O exercício culmina na análise dos resultados obtidos, possibilitando a definição de uma orientação estratégica a cumprir. Deve ainda realçar-se um aspecto importante no processo de benchmarking - a ética. As atuais práticas de benchmarking regem-se por princípios próprios, resumidos num código de conduta onde a reciprocidade na partilha e no uso da informação, a confidencialidade e o respeito pela individualidade dos parceiros se assumem como preceitos invioláveis.

• Benchmarking Interno - Compara funções numa mesma organização. Pode ser intra-departamental ou intra-unidades de negócio. Este tipo de benchmarking é relativamente comum e acessível, nomeadamente em termos de disponibilidade de informação, permitindo também aprofundar o conhecimento e domínio dos processos internos. No entanto, é uma prática com limitações, nomeadamente no que se refere aos padrões de referência que utiliza (a melhor prática interna) e ao potencial de melhoria.
• Benchmarking Competitivo ou Concorrencial - Compara produtos, serviços, processos ou métodos entre empresas diretamente concorrentes. As grandes limitações e obstáculos a este tipo de abordagem residem na confidencialidade e na dificuldade em encontrar empresas do mesmo sector disponíveis para partilhar informação e expor as suas forças e/ou fraquezas. Normalmente incide sobre práticas que permitem sustentar vantagens competitivas e permite fixar objetivos ao nível estratégico. Este tipo de benchmarking promove, em grande parte dos casos, a introdução de reformas e melhorias de desempenho nas empresas.
• Benchmarking Funcional - Compara atividades funcionais similares em empresas não diretamente concorrentes. Baseia-se na convicção de que, em muitos casos, as melhores práticas não se encontram no próprio sector, podendo ser adquirido conhecimento relevante em sectores com atividade diferente. Quer a disponibilidade para partilhar informação, quer o potencial para melhorias mais radicais são superiores.
  
  Este tipo de benchmarking, por ser sustentado pelas melhores práticas disponíveis em determinadas funções ou processos, conduz normalmente a resultados e melhorias mais expressivas, embora possa requerer uma maior capacidade para proceder a adaptações, de forma a adequar as práticas ao sector onde se pretendem implementar.
• Benchmarking Estratégico - É um tipo de benchmarking com um cariz ainda mais radical, uma vez que promove a análise de processos que cruzam várias funções em sectores não relacionados. O potencial de inovação vê-se significativamente incrementado, proporcionando a integração de novos conceitos no sector promotor e projetando o seu "estado da arte". O custo e as complexidades associadas contrapõem-se ao elevado potencial de melhoria e inovação.

• Fiabilidade da informação - a informação proveniente da organização a utilizar no processo de Benchmarking deverá ser validada e representar, o mais rigorosamente possível, a situação real da mesma. A introdução de dados incorretos ou selecionados de forma a representar apenas as situações mais favoráveis de uma dada empresa terão pouco impacto na parametrização do desempenho global do sector ou da indústria (base de comparação para o Benchmarking), mas conduzirão aquela a diagnosticar o seu desempenho de uma forma distorcida. O verdadeiro nível de eficiência e desempenho ficará por identificar.
• Sistemático - o Benchmarking não é um método aleatório de recolha de informação, mas consiste num processo sistemático, estruturado etapa a etapa, com o objetivo de avaliar os métodos de trabalho existentes num dado mercado. Os resultados deste processo proporcionam às empresas a possibilidade de comparar o seu desempenho e a apreciação efetuada pelos seus clientes com os das organizações representantes das melhores práticas.
• Contínuo - o Benchmarking é um processo de melhoria que deverá ser contínuo para que seja realmente eficiente. Não pode ser desenvolvido pontualmente e posteriormente negligenciado, pensando-se que os objetivos estão alcançados. A continuidade de análise é fundamental uma vez que as práticas estão em permanente mudança.
  
  As organizações que possuem as melhores práticas não encaram a sua atividade com um espírito estático; vão, certamente, prosseguir num esforço de melhoria contínua, não deixando que a sua concorrência as alcance. Assim, um exercício esporádico de benchmarking em relação ao desempenho das organizações mais eficientes e produtivas poderá ficar rapidamente desatualizado e os seus resultados deixarem de ser realistas. Os profissionais de hoje compreendem que o mundo empresarial está em permanente mudança e que a sustentabilidade de uma empresa depende não só das suas aptidões mas também da sua capacidade em dar uma resposta rápida a essas mudanças.
• Avaliação - o objetivo imediato do Benchmarking é avaliar o desempenho, o que implica consequentemente realizar medições uma vez que são parte essencial do procedimento.
  O processo de benchmarking conduz a dois tipos de resultados (Watson, 1995):
  
  • Benchmarks - Medidas de referência para o desempenho comparativo, e que, em última análise, devem permitir a articulação entre a estratégia e a ação;
  • Melhores práticas (enablers) - Métodos ou práticas de excelência que sustentam desempenhos superiores.
    Em termos simples, pode dizer-se que a as melhores práticas são o "como" do benchmarking, comparadas com "o quê" que é o benchmark propriamente dito.
• Produtos, Serviços e Processos - o Benchmarking pode ser aplicado a todas as vertentes de um negócio. Pode ser aplicado aos produtos e serviços básicos, ao processo de obtenção desses produtos e a todos os processos, práticas e métodos que constituem o suporte para conseguir que os produtos e serviços cheguem de forma eficaz e eficiente ao cliente. Em todos os processos existem resultados que correspondem às necessidades do cliente, quer ele seja interno, externo, consumidor ou utilizador.
• Melhores Práticas - no processo de Benchmarking pretende-se igualar as atividades com mais sucesso, podendo este não ser somente dirigido aos concorrentes diretos. O Benchmarking deve ser direcionado para as empresas ou atividades de negócio que são reconhecidas como as melhores. Nem sempre é fácil encontrar os parceiros ideais para o processo de Benchmarking; é necessária uma investigação cuidada para identificá-los.
• Melhoria - a melhoria da organização é o objetivo final do Benchmarking. Não faz sentido que assim não seja, pois trata-se de um processo que requer algum tempo e recursos, deixando de ter interesse se não for de alguma forma proveitoso para a organização. O Benchmarking constitui um compromisso com o princípio da melhoria contínua, pois possibilita utilizar a informação compilada de variadas formas de modo a produzir um efeito significativo nos processos das organizações.

• Introduzir novos conceitos de avaliação;
• Melhorar o conhecimento da própria organização;
• Identificar áreas que devem ser objeto de melhorias;
• Revisão e alteração de procedimentos da empresa;
• Motivação para a melhoria da qualidade;
• Estabelecer objetivos viáveis e realistas;
• Criar critérios de prioridade no planeamento;
• Favorecer um melhor conhecimento dos concorrentes e do nível competitivo do mercado;
• Marketing da empresa;
• Aprender com os outros.